Çalışma Verimliliğinizi Artırma Üzerine

O kadar çok işin var ki boğuluyor gibi hissediyorsun, hangi birinden başlayacağını bilemiyorsun. Birinden başlasan diğeri daha önemliymiş gibi geliyor. Sonra diğerine başlıyorsun. Hepsi ucundan azıcık başlanmış oluyor. Bazılarının %20-30’una geliyorsun, nasıl yapacağını çözmüş oluyorsun, gerisi angarya geliyor ve kenara atıyorsun. Hiç bitmemiş, bitse güzel olacak işlerden bir yığın oluşuyor. O kadar meşgulsün ki haftalar, aylar geçiyor ve o işlerin hiç birini bitiremiyorsun. Hepsi kenarda durduğu için kafan hep meşgul kalıyor. Kendini tembel, işe yaramaz, bir haltı beceremez hissediyorsun.

Acı dolu bu girişten sonra asıl anlatacağıma dönelim.

Katı Hal Arge’de şu an 10 kişi çalışıyoruz. Çalışmaya başladığımız arkadaşlara teker teker çalışma verimliliklerini artıracak araçları, metodları anlatmaya çalışıyoruz. Bu yazıyı Katı Hal Arge’deki yeni çalışma arkadaşlarımız için yazıyorum.

Daha önce Kullandığım Servis ve Yazılımlar başlıklı bir yazı yazmıştım. Orada bazılarını artık kullanmadığım çok sayıda plugin, uygulama, servisten bahsettim. Çok sayıda olmaları kafanızı karışmasın. Aşağıdaki 4 araç çalışma verimliliğinizi artırmak için neredeyse tüm özelliklere sahip. Yine de rastladığınız araçları deneyin, işinize yarıyorsa alın, kullanmıyorsanız silin gitsin.

Bu tür araçları kullanmaya alışık olmayabilirsiniz. Bundan dolayı aşağıdaki 4 aracın işinize yaramadığını düşünüp silmek isteyebilirsiniz. Silmeyin. Kullanmak için kendinizi zorlayın. Bir süre sonra zaten bırakamaz hale geleceksiniz. Aşağıdaki 4 araç tüm işlerinizi görüyorsa başka araç aramayın.

Burada bir meselenin de altını çizeyim: önemli olan araçlar değil. Önemli olan yapılacak işleri belirlemek, bunlara öncelik vermek, işleri küçük parçalara ayırmak ve bunları sabırla yapabilmektir. Bu da beceri, yetenek vs. ile ilgili değil. Sürekli uğraşmakla, denemekle elde edilen bir pratik.

Mükemmelliyetçilik Öyle Bir Şey Değil‘de erteleme hastalığının, yapılacak işi gözde büyütmenin, başarılı olamama ihtimalinden korkmanın bir sonucu olduğunu yazmıştım. Yapılacak işin gözde büyümemesinin en etkili yolu işi parçalara ayırıp ona göre yapmak. Aklıma gelmişken konuyla dolaylı alakalı bir şey daha söyleyeyim: ürün geliştirirken, ürünü aşama aşama ve farklı kullanıcı segmentlerine hitap edecek şekilde geliştirmek, yolda hem paranın bitmemesini hem de yeni ürünler geliştirmeyi sağlıyor. Bununla ilgili şirket hesabından aşağıdaki görseli paylaşmıştık.

Yolda paranın bitmemesi için… pic.twitter.com/BfBFNWzufn

— Katı Hal ARGE (@KatiHalArge) April 2, 2014

Konumuza dönelim. David Allen’in Getting Things Done adlı kitabını duymuşsunuzdur. Girişimcilik dünyasında GTD olarak bahsedilen bu metod , her ne kadar pratik olarak şunu şöyle yap, bunu böyle yap dese de altında bir felsefe barındırıyor. David Allen şunu diyor: “getting things done is not about getting things done. It is about being appropriately engaged with what’s going on. You don’t have to finish them to get them out of your mind” Şu şekilde çevirmek pek yanlış olmaz diye düşünüyorum: “İşleri halletmek sadece işleri bitirmek demek değildir. İşleri halletmek yapılacak işlerle uygun bir şekilde etkileşimde olmaktır. Aklınızdan çıkması için bitmiş olması şart değil” Buradan işleri hallediyor olmak için iş bitirmek gerekmez manası çıkarmayın. 

GTD metodu, aslında, aklında o an yaptığın işten başka bir işin olmaması esasına dayanıyor. Geçenlerde bir arkadaşla konuşuyorduk. Çalışmam iyice verimsizleşti, hiç bir şey yapamıyorum dedi. Nedenini sorunca çok fazla iş olduğunu, çok fazla dağıldığını söyledi. Konuştuğumuzda aslında “çok iş”in kendi kuruntusu olduğu, aslında yapacağı bir tane iş olduğu ortaya çıktı.

GTD metodunun esası, kuruntu olanla kuruntu olmayanı ayırmak değil, hepsini zihinden uzaklaştırmak. O arkadaş 5-6 hafta boyunca bir adım yol alamamıştı. Baktığımızda o “çok iş”in hiç birini yapamamıştı. Aslında ihtiyacı olan zaman veya bir başka kaynak değildi. İhtiyacı olan kafasının berrak olmasıydı. David Allen buna “Psychic Bandwidth” diyor. Biraz konuştuktan sonra kafasını temizledi, diğerleriyle alakası olmadığını farketti, yapacağı işin parçasına odaklandı ve bayağı bir ilerleme kaydetti.

Psychic Bandwidth’e biz “Psikolojik Bantgenişliği” diyelim. Bu psikolojik bantgenişliği arttıkça yaratıcılık, üretkenlik ve verimlilik de artıyor. Mesele de zaten bu. Yazının ilk paragrafında anlattığımız durum işte tam olarak bu. Hiç bir iş yapmadığınız/yapamadığınız halde iş yoğunluğundan bunaldığınız oluyor ya,  işte o daralma iş yoğunluğundan değil: psikolojik bantgenişliğinizin daralması. 

Devamını David Allen’in TEDx’te yaptığı “stressiz verimlilik” konuşmasında izleyin.

GTD’ın temel metodlarından biri eğer bir iş 2 dakikadan daha kısa sürede bitirilebiliyorsa onu hemen yap. Eğer bitirilemiyorsa listeye al. Günlük olarak yapılacaklar listesiyle nasıl uğraşılacağı ile ilgili aşağıdaki videoyu izleyebilirsiniz.

Konuyu daha derinlemesine öğrenmek istiyorsanız, David Allen’ın Google çalışanlarına yaptığı 45 dakikalık aşağıdaki konuşmayı dinleyebilirsiniz.

GTD’yi Sürdürmek için Kullandığımız Araçlar

Aşağıdaki araçları mutlaka kullanın, telefonunuza, tarayıcınıza, bilgisayarınıza kurun. Kullandıkça daha verimli kullanmaya devam edeceksiniz. Trello’yu şirket projelerini takip etmek için; diğerlerini kişisel amaçlarla arşivleme, saklama, hızlı ulaşma, listeleme için kullanıyorum.

Trello: projelerin ilerlemelerini, o an ne yapılıyor, backloglar nelerdir, hangi ürünlerin siparişini vermemiz gerekiyor, projenin donanımı ne aşamada, yazılımda karşılaşılan problem ne ve hangi çözümlerin deneniyor olduğunu takip ediyoruz. Web ve mobil uygulamasını kullanıyorum. Proje takibi ve yönetimi için kullanıyorum.

Evernote: Elimiz, ayağımız. Kesilen faturaları bile burada tutuyoruz. İnternette rastladığımız, işimize yarayabileceğini düşündüğümüz içeriği buraya kaydediyoruz. Kişisel kullanımıma gelince, bir yerden bir yere gitmenin hangi araçla ne kadar sürdüğünü bile buraya kaydediyorum. Data önemli. Browser pluginini, masaüstü yazılımını, mobil uygulamasını senkron kullanıyorum. Arşivlemeye değer bulduğum, ileride tekrar lazım olacağını düşündüğüm her şeyi buraya kaydediyorum.

Any.DO: Yapılacak işlerin hepsini burada listeliyoruz. Yapılacak işleri listelemek, o işlerin varlığının kafanı karıştırmasını engelliyor. Yukarıda anlattığım metodları kullanmayınca iş kalabalığından dolayı o kadar kafanız karışıyor ki, hiç bir şey yapamıyorsunuz. Bunun önüne geçmenin tek yolu, yapılacak işleri listeleyip bunları gözünüzün önünde tutmak, kafanızdan atmak. Mobil, web uygulamasını ve browser eklentisini kullanıyorum. Any.DO’yu yapanların bir de Cal adlı takvim uygulaması var. Onu da Google Calendar’la senkronlayıp kullanıyorum.  Any.DO’daki işleri otomatik olarak Cal’e atıyor. Yapılacak işleri listelemek ve önceliklendirmek için kullanıyorum.

Teamwiz: Pomodoro tekniğinden daha önce çok bahsettim. Pomodoro tekniği, yapacağınız işi 25 dakikalık parçalara bölüp parça parça ilerleme tekniği. Her 25 dakikada bir 5 dakika mola veriyorsunuz. 25 dakika kısa gibi görünse de odaklanıp çalıştığınızda aslında yeterli uzunlukta bir süre olduğunu anlıyorsunuz. Masaüstü ve mobil uygulamasını kullanıyorum. Hem kendi aralarında hem de Google Tasks’le de senkron çalışabiliyorlar. Teamwiz’i Any.DO’daki işlere Pomodoro uygulamak için kullanıyorum.

Bunları zaten kullanıyorsanız aşağıya nasıl kullandığınızı yorum olarak bırakın. Belki bilmediğimiz daha verimli bir metodunuz vardır.

Sonraki yazıda görüşene kadar sizi 8 aylık kızım Zeynep’in sözleriyle selamlıyorum: aaaaaaaaaaaaağğnnkktttfffşşşşşştatatahahah.

Aşağıdaki kısa formu 10 saniyede doldurarak mail listesine üye olabilirsiniz. Spam/reklam maili atmıyorum. 

Tags: Any.DO, Evernote, Getting Things Done, GTD, Katı Hal Arge, Pomodoro, Psikolojik bantgenişliği, Skunkwork, Skunkwork Proje, Teamwiz, Trello